บทที่ 15 "การสร้างแบบฟอร์มฐานข้อมูลและรายงาน"
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง โครงสร้างสารสนเทศที่ประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันที่จะนำมาใช้ในระบบต่าง ๆ ร่วมกัน ระบบฐานข้อมูล จึงนับว่าเป็นการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สามารถจัดการกับข้อมูลได้ในลักษณะต่าง ๆ ทั้งการเพิ่ม การแก้ไข การลบ ตลอดจนการเรียกดูข้อมูล ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นการประยุกต์นำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการจัดการฐานข้อมูล
นิยามและคำศัพท์พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล
บิท (Bit) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด
ไบท์ (Byte) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่กิดจากการนำบิทมารวมกันเป็นตัวอักขระ (Character)
เขตข้อมูล (Field) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไปมารวมกันแล้วได้ความหมายของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ ที่อยู่ เป็นต้น
ระเบียน (Record) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนเอาเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตข้อมูลมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ข้อมูลของนักศึกษา 1 ระเบียน (1 คน) จะประกอบด้วย รหัสประจำตัวนักศึกษา 1 เขตข้อมูลชื่อนักศึกษา 1 เขตข้อมูลที่อยู่ 1 เขตข้อมูล
แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึงหน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลหลาย ๆ ระเบียนที่เป็นเรื่องเดียวกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลพนักงาน
ส่วนในระบบฐานข้อมูล มีคำศัพท์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องดังนี้
เอนทิตี้ (Entity) หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ได้แก่ คน สถานที่ สิ่งของ การกระทำ
เอนทิตี้ชนิดอ่อนแอ (Weak Entity) เป็นเอนทิตี้ที่ไม่มีความหมาย หากขาดเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล
แอททริบิวต์(Attribute) หมายถึงรายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ
ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ เช่น ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้นักศึกษาและเอนทิตี้คณะวิชา เป็นลักษณะว่า นักศึกษาแต่ละคนเรียนอยู่คณะวิชาใดคณะวิชาหนึ่ง
ความสัมพันธ์ระหว่างเอนทิตี้ แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง (One-to-one Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่งที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะหนึ่งต่อหนึ่ง
2. ความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม (One-to-many Relationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลในเอนทิตี้หนึ่ง ที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลหลาย ๆ ข้อมูลในอีกเอนทิตี้หนึ่ง ในลักษณะ (1:m)
3. ความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม (Many-to-manyRelationships) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูลสองเอนทิตี้ในลักษณะกลุ่มต่อกลุ่ม (m:n)
ความสำคัญของการประมวลผลแบบระบบฐานข้อมูล
1. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ คือ การเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน (Redundancy) ดังนั้นการนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะช่วยลดปัญหาการเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้
2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้ คือ หากมีการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่และมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ก็จะทำให้เกิดปัญหา
3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ คือ ฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน
4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล คือ บางครั้งพบว่าการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น จากการที่ผู้ป้อนข้อมูลป้อนข้อมูลผิดพลาดคือป้อนจากตัวเลขหนึ่งไปเป็นอีกตัวเลขหนึ่ง โดยเฉพาะกรณีมีผู้ใช้หลายคนต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลผิดพลาดก็ทำให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย
5. สามารถกำหนดความป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้ คือ เก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูลจะทำให้สามารถกำหนดมาตรฐานของข้อมูลได้รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้
6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้ คือ ระบบความปลอดภัยในที่นี้ เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิมาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ
7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล คือ ในระบบฐานข้อมูลจะมีตัวจัดการฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง
โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้
โปรแกรมฐานข้อมูล:จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วซึ่งโปรแกรมฐานข้อมมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกันบางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่า
โปรแกรมAccess:นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย
โปรแกรมFoxPro:เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด เนื่องจากใช้ง่าย นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปรแกรม เช่น การสร้างรายงาน
โปรแกรมdBase: เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม FoxPro ข้อมูลรายงานที่อยู่ในไฟล์บน dBase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้
โปรแกรมSQL:เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษา ที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน มีประสิทธิภาพการทำงานสูง สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คำสั่งเพียงไม่กี่คำสั่ง โปรแกรม SQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยมใช้กันมาก
การวิเคราะห์และออกแบบฐานข้อมูล
ความหมายของระบบฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน นำมาเก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบและข้อมูลที่ประกอบกันเป็นฐานข้อมูลนั้น ต้องตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งานขององค์กรด้วยเช่นกัน
ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง การรวมตัวกันของฐานข้อมูลตั้งแต่ 2ฐานข้อมูลเป็นต้นไปที่มีความสัมพันธ์กัน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล และทำให้การบำรุงรักษาตัวโปรแกรมง่ายมากขึ้น โดยผ่านระบบการจัดการฐานข้อมูล หรือ เรียกย่อ ๆ ว่า DBMS
องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล
ระบบฐานข้อมูลเป็นเพียงวิธีคิดในการประมวลผลรูปแบบหนึ่งเท่านั้น แต่การใช้ฐานข้อมูลจะต้องประกอบไปด้วยองค์ประกอบหลักดังต่อไปนี้
1. แอพลิเคชันฐานข้อมูล (Database Application)
2. ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System หรือ DBMS)
3. ดาต้าเบสเซิร์ฟเวอร์ (Database Server)
4. ข้อมูล (Data)
5. ผู้บริหารฐานข้อมูล ((Database Administrator หรือ DBA)
แอพพลิเคชันฐานข้อมูล เป็นแอพพลิเคชันที่สร้างไว้ให้ผู้ใช้งานสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลได้อย่างสะดวก ซึ่งมีรูปแบบการติดต่อกับฐานข้อมูลแบบเมนูหรือกราฟฟิก
ระบบจัดการฐานข้อมูล
ระบบจัดการฐานข้อมูล หมายถึง กลุ่มโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ชนิดหนึ่ง ที่สร้างขึ้นมาเพื่อทำหน้าที่บริหารฐานข้อมูลโดยตรง ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด เป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องรับรู้เกี่ยวกับรายละเอียดภายในโครงสร้างฐานข้อมูล
หน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูล มีดังนี้
1. กำหนดมาตรฐานข้อมูล
2. ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลแบบต่าง ๆ
3. ดูแล - จัดเก็บข้อมูลให้มีความถูกต้องแม่นยำ
4. จัดเรื่องการสำรอง และฟื้นสภาพแฟ้มข้อมูล
5. จัดระเบียบแฟ้มทางกายภาพ (Physical Organization)
6. รักษาความปลอดภัยของข้อมูลภายในฐานข้อมูล และป้องกันไม่ใช้ข้อมูลสูญหาย
7. บำรุงรักษาฐานข้อมูลให้เป็นอิสระจากโปรแกรมแอพพลิเคชันอื่น ๆ
8. เชื่อมโยงข้อมูลที่มีความสัมพันธ์เข้าด้วยกัน เพื่อรองรับความต้องการใช้ข้อมูลในระดับ
ต่าง ๆ
ดาต้าเบสเซิร์ฟเวอร์
เป็นคอมพิวเตอร์ที่คอยให้บริการการจัดการฐานข้อมูล ซึ่งก็คือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ระบบจัดการฐานข้อมูลทำงานอยู่นั่นเองเพราะฉะนั้นควรเป็นคอมพิวเตอร์ที่มีความรวดเร็วในการทำงานสูงกว่าคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานโดยทั่วไป
ข้อมูล
ข้อมูล คือ เนื้อหาของข้อมูลที่เราใช้งาน ซึ่งจะถูกเก็บในหน่วยความจำของดาต้าเบสเซิร์ฟเวอร์ โยจะถูกเรียกมาใช้งานจากระบบจัดการฐานข้อมูล
ผู้บริหารฐานข้อมูล
ผู้บริหารฐานข้อมูล คือ กลุ่มบุคคลที่ทำหน้าที่ดูแลข้อมูลผ่านระบบจัดการฐานข้อมูล ซึ่งจะควบคุมให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น นอกจากนี้ยังทำหน้าที่กำหนดสิทธิการใช้งานข้อมูล กำหนดในเรื่องความปลอดภัยของการใช้งาน หน้าที่ของนักวิเคราะห์ ก็คือการศึกษาระบบ แล้วให้คำแนะนำในการปรับปรุงและพัฒนาระบบนั้นจนเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งการทำงานทั้งหมดต้องมีลำดับขั้นตอนและการศึกษาวิธีการวิเคราะห์และการออกแบบระบบในแต่ละขั้นตอน ทำให้เข้าใจการวิเคราะห์ระบบนั้นๆ ดียิ่ง และสามารถออกแบบระบบใหม่โดยไม่ยากเย็นนัก โดยสามารถตัดสินใจว่า ระบบใหม่ควรใช้คอมพิวเตอร์ประเภทไหน ใช้โปรแกรมอะไร ออกแบบInput/Output อย่างไรเป็นต้น
การวิเคราะห์ระบบและการออกแบบ (System Analysis and Design) การวิเคราะห์และออกแบบระบบคือ วิธีการที่ใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาใหม่ในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งหรือระบบย่อยของธุรกิจ นอกจากการสร้างระบบสารสนเทศใหม่แล้ว การวิเคราะห์ระบบ ช่วยในการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นด้วยก็ได้
นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst หรือ SA) นักวิเคราะห์ระบบคือ บุคคลที่มีหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบควรจะอยู่ในทีมระบบสารสนเทศขององค์กรหรือธุรกิจนั้นๆ
การวิเคราะห์
การวิเคราะห์ระบบในวงจรการพัฒนาระบบนั้น เริ่มต้นจากการศึกษาระบบเดิม แล้วนำข้อมูลที่ได้จากการศึกษามาหาความต้องการ(Requirements)หรือสิ่งที่จะต้องปรับปรุงในระบบหรืออีกอย่างหนึ่งคือวิธีแก้ปัญหาของระบบ การวิเคราะห์จะเริ่มหลังจากที่ทราบปัญหา และผ่านขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้แล้ว
รวบรวมข้อมูล
การศึกษาระบบเดิมนั้น นักวิเคราะห์ระบบ เริ่มต้นจากการศึกษาเอกสารต่างๆ เช่น คู่มือต่างๆ หลังจากนั้นเป็นการรวบรวมแบบฟอร์มและรายงานต่างๆ เช่น ในระบบบัญชีเจ้าหนี้จะมีแบบฟอร์มใบบรรจุผลิตภัณฑ์ ใบทวงหนี้ รายงานเพื่อเตรียมเงินสดเป็นต้น นอกจากนั้นจะต้องคอยสังเกตดูการทำงานของผู้ที่เกี่ยวข้องในระบบที่ศึกษา ท้ายที่สุดอาจจะต้องมีการสัมภาษณ์ผู้ที่มีหน้าที่ รับผิดชอบงานที่เกี่ยวข้องในระบบ หรือบางกรณีอาจจะต้องใช้แบบสอบถามมาช่วยเก็บข้อมูลด้วยก็ได้ วิธีการทั้งหมดเรียกว่า เทคนิคการเก็บรวบรวมข้อมูล (Fact Gathering Techniques)
คำอธิบายข้อมูล (DataDescription)
เมื่อนักวิเคราะห์ระบบศึกษาระบบมากเข้าจะพบว่า มีข้อมูลมากมายที่ต้องจัดให้เป็นหมวดหมู่ เช่น ข้อมูลของลูกค้าคนหนึ่งจะรวมข้อมูลรายละเอียดอื่นๆ เช่น เลขที่ลูกค้า ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ การจ่ายเงิน การซื้อสินค้าเป็นต้น ทั้งหมดเป็นเพียงไฟล์เดียวเท่านั้น ในกรณีหลายๆ ไฟล์จะต้องมีวิธีเก็บเพื่อความเป็นระเบียบในการติดตาม นิยามของข้อมูลเครื่องมือที่ช่วยเก็บคำอธิบายข้อมูลก็คือ พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary)
คำอธิบายวิธีการ(Procedure Description)
กรรมวิธีที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลจะต้องรู้ว่า ข้อมูลผ่านการประมวลผลอย่างไรบ้าง คือทราบว่า "ทำอะไร" บ้างในระบบ และมีวิธีการอย่างไร เช่น การจ่ายเงินเจ้าหนี้ เรามีกฎเกณฑ์หรือวิธีการอย่างไรบ้างในการตัดสินใจว่า จะจ่ายให้ใครก่อนหลัง ซึ่งวิธีการบางอย่างมีรายละเอียดไม่มากนัก เช่น ถ้าลูกค้าสั่งซื้อของเรา เพียงแต่เช็คว่ามีของในสต็อกเพียงพอกับจำนวนที่ลูกค้าสั่งหรือไม่ ซึ่งเราจำได้ทันทีว่าจะต้องทำอะไร
การสร้าง Form และ Report
1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับรายงาน (Report)
การสร้างรายงานนั้นจะใช้วิธีการสร้างคล้ายกับการสร้างฟอร์ม ดังนั้น จึงสามารถนำ ความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายงานได้ นอกจากนี้ใน Access 2010นั้น ยังมีตัว ช่วยในการสร้างรายงานอย่างรวดเร็ว โดยจะถามข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงาน และรายงานที่ เราสร้างขึ้นมาสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เหมือนกับการส่งออกไฟล์ทั่วไป
1.1 ความหมายของรายงาน (Report) รายงาน คือ ข้อมูลที่จะใช้แสดงผลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เรา สามารถนำไปใช้งานต่อไปได้
ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา เช่น
- การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
- การสร้างฉลากติดซองจดหมายเพื่อส่งข้อมูลต่าง ๆ ไปให้ลูกค้า
- การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่าง ๆ ลง ไปในรายงานของเราได้
1.2 ประโยชน์ของรายงาน รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่าง ๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของระเบียน หาผลรวมระเบียนในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้
1.3 ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน เราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้
ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง ๆข้อมูลต่าง ๆที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้
1.4 ประเภทของรายงาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
- รายงานแบบตาราง (Tabular Report) เป็นรายงานที่มีการจัดเรียงข้อมูลเหมือนตารางซึ่งจะเรียงฟิลด์จากซ้ายไปขวาของรายงานโดยจะแสดงข้อมูลทุกเรคคอร์ดในหนึ่งหน้ารายงาน
- รายงานแบบหลายคอลัมน์ (Columnar Report) เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลซึ่งจะจัดเรียงฟิลด์จากบนลงล่าง โดยจะแสดงข้อมูลทีละ 1 เรคคอร์ด
- รายงานแบบป้ายชื่อ (Label Report) เป็นรายงานแบบป้ายฉลากที่เรียกว่าเลเบลสำหรับติด หน้าซองต่างๆ เช่น ป้ายติดซองจดหมาย เลเบลต่างๆ ป้ายฉลากสินค้าเป็นต้น
1.5 มุมมองของรายงาน
- มุมมองรายงาน(Report View) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับการแสดงผลในรูปแบบรายงานเท่านั้นไม่สามารถแก้ไขรายงานได้
- มุมมองแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เป็นมุมมองที่ใช้สำหรับแสดงตัวอย่างรายงานก่อนพิมพ์โดยมีลักษณะเหมือนกับที่เห็นบนหน้าจอ
- มุมมองเค้าโครง (Layout View) มีลักษณะคล้ายกับมุมมองรายงานในการแสดงผลข้อมูลและคล้ายกับมุมมองออกแบบตรงที่สามารถจัดรูปแบบของรายงานได้
- มุมมองออกแบบ (Design View) เป็นมุมมองที่ใช้ในการออกแบบและปรับแต่งรูปแบบการแสดงผลของรายงานโดยสามารถเพิ่มตัวควบคุมต่างๆเข้ามาในรายงานได้
2. การสร้างรายงาน
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะคล้ายกับฟอร์มคือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะ ข้อมูลที่สนใจได้แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
ให้นึกถึงฟอร์มที่ถูกผูกไว้ว่าเป็นหน้าต่างที่ผู้คนใช้ดูและเข้าถึงฐานข้อมูลของคุณ ฟอร์มที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณใช้ฐานข้อมูลของคุณได้เร็วขึ้นเนื่องจากผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องค้นหาสิ่งที่ต้องการ ฟอร์มที่ดึงดูดสายตาช่วยให้ทำงานกับฐานข้อมูลได้อย่างเพลิดเพลินและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยป้องกันไม่ให้มีการใส่ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ด้วย
การสร้างฟอร์มโดยใช้เครื่องมือ 'ฟอร์ม'
คุณสามารถใช้เครื่องมือ ฟอร์ม เพื่อสร้างฟอร์มด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว เมื่อคุณใช้เครื่องมือนี้ เขตข้อมูลทั้งหมดจากแหล่งข้อมูลต้นแบบจะถูกวางลงบนฟอร์ม จากนั้นคุณสามารถเริ่มใช้ฟอร์มใหม่ได้ทันที หรือสามารถปรับเปลี่ยนฟอร์มดังกล่าวในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อ ให้ตรงกับความต้องการของคุณมากยิ่งขึ้นก็ได้
Access จะสร้างฟอร์มและแสดงฟอร์มนั้นในมุมมองเค้าโครง ซึ่งในมุมมองนี้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบให้กับฟอร์มที่กำลังแสดง ข้อมูลอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับเปลี่ยนขนาดของกล่องข้อความให้เหมาะสมกับข้อมูลได้ ถ้าจำเป็นถ้า Access พบว่ามีตารางหนึ่งที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่มกับตารางหรือแบบสอบถาม ที่คุณใช้สร้างฟอร์ม Access จะเพิ่มแผ่นข้อมูลลงในฟอร์มที่ยึดตามตารางหรือแบบสอบถามที่สัมพันธ์กัน
ในการสร้างรายงานเพื่อใช้สรุปข้อมูลหรือแสดงผลจะมีลักษณะ คล้ายกับฟอร์ม คือ สามารถกำหนดเงื่อนไขของข้อมูลเพื่อเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่สนใจได้ แต่จะแตกต่างกันตรงที่ฟอร์มใช้แสดงผลข้อมูลที่หน้าจอและแก้ไขข้อมูลได้ ส่วนรายงานพิมพ์ได้แต่ไม่
สามารถแก้ไขข้อมูลได้
• การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วยปุ่มคำสั่ง Report
• การสร้างรายงานเปล่า
• การสร้างรายงานด้วยตัวช่วยสร้าง
• การสร้างรายงานแบบเลเบล
• การสร้างรายงานด้วยตัวเองในมุมมองออกแบบ
อ้างอิง http://tipnapa39.blogspot.com/
แบบจำลองฐานข้อมูล(Database Model)
ระบบสารสนเทศยุคใหม่ ได้มีการนำเทคโนโลยีฐานข้อมูลเพื่อนำมาใช้จัดการฐานข้อมูล และคลังข้อมูลให้เกิดประโยชน์ในด้านของการจัดเก็บและการเรียกดูข้อมูล โดยฐานข้อมูลถือเป็นศูนย์รวมของไฟล์ที่มีความสัมพันธ์กัน ซึ่งจะมีการเชื่อมโยงความสัมพันธ์อย่างมีระบบ เป็นไปตามแนวความคิดของแบบจำลองข้อมูลเชิงตรรกะ สำหรับความสัมพันธ์ในข้อมูลดังกล่าว ทำให้เราสามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ภายในระบบได้ และเทคโนโลยีฐานข้อมูลแต่ละชนิด ดังนั้นในการนำซอฟต์แวร์อย่างระบบจัดการฐานข้อมูลมาใช้งานบนฐานข้อมูลนั้น จึงต้องสอดคล้องกับแบบจำลองข้อมูลที่สร้างขึ้น ซึ่งประกอบด้วย
1. แบบจำลองฐานข้อมูลลำดับชั้น
2. แบบจำลองฐานข้อมูลเครือข่าย
3. แบบจำลองฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
4. แบบจำลองฐานข้อมูลเชิงวัตถุ
5. แบบจำลองฐานข้อมูลแบบมัลติไดเมนชั่น
1. แบบจำลองฐานข้อมูลลำดับชั้น(Hierarchical Database Model)
แบบจำลองชนิดนี้ ไฟล์ข้อมูลจะถูกจัดไว้เป็นโครงสร้างแบบบนลงล่าง (Top – Down) มีลักษณะคล้ายกับโครงสร้างต้นไม้ที่มีการสืบทอดเป็นลำดับชั้น โดยโหนดระดับสูงสุดจะเรียกว่า ราก (Root) และโหนดระดับล่างสุดจะเรียกว่า ใบ (Leaves)
โครงสร้างฐานข้อมูลลำดับชั้นจะเป็นลำดับหรือเซกเมนต์ (Segments) ที่เปรียบเสมือนเรคอร์ดในระบบแฟ้มข้อมูลนั่นเอง แต่ละเซกเมนต์ที่อยู่ลำดับล่างลงไปก็คือลูกของเซกเมนต์ที่อยู่ลำดับก่อนหน้า และด้วยหลักการนี้เองแบบจำลองฐานข้อมูลชนิดนี้จึงมีความสัมพันธ์แบบ one – to – many กล่าวคือ โหนดพ่อสามารถแตกสาขาออกเป็นโหนดลูกได้หลายๆ โหนด ในขณะที่โหนดลูกจะมีเพียงพ่อเดียวเท่านั้น
การเปิดคอร์สวิชาMIS ซึ่งเป็นโหนดพ่อ ต่อมาวิชานี้ก็ได้มีการแตกออกเป็น 2 เซกชั่นด้วยกันคือ เซกชั่นที่ 1 (ภาคปกติ) และเซกชั่นที่ 2 (ภาคสมทบ) ในแต่ละเซกชั่นก็จะมีจำนวนนักศึกษาที่ลงทะเบียนเรียนคอร์สวิชาดังกล่าว ดังนั้น หากต้องการทราบว่าเซกชั่นที่ 2 ซึ่งเป็นคอร์สที่เปิดให้กับนักศึกษาภาคสมทบนั้น มีนักศึกษาคนใดเรียนบ้าง ก็จะต้องเริ่มต้นเข้าไปค้นหาตั้งแต่รากซึ่งอยู่บนสุด จากนั้นก็ไต่ลำดับลงมา ซึ่งเป็นรูปแบบของการท่องไปยังลำดับชั้นถัดลงไปเรื่อยๆ นั่นเอง สำหรับแบบจำลองฐานข้อมูลลำดับชั้นนี้
2. แบบจำลองฐานข้อมูลเครือข่าย(Network Database Model)
แบบจำลองฐานข้อมูลเครือข่าย สามารถรองรับความสัมพันธ์ของข้อมูลที่มีความซับซ้อนยิ่งขึ้น และมีประสิทธิภาพสูงกว่าแบบลำดับชั้น แต่อย่างไรก็ตาม แบบจำลองฐานข้อมูลเครือข่ายยังคงมีโครงสร้างคล้ายกับ
แบบจำลองฐานข้อมูลลำดับชั้น ซึ่งยงคงไว้ซึ่งลำดับชั้นแบบลงล่างเหมือนกัน แต่จะแตกต่างกันตรงที่แต่ละโหนดสามารถมีความสัมพันธ์กับโหนดอื่นๆ ได้หลายโหนด กล่าวคือ แต่ละโหนดสามารถมีหลายพ่อได้ ซึ่งแตกต่างจากแบบจำลองฐานข้อมูลลำดับชั้นที่สามารถมีได้เพียงพ่อเดียว ดังนั้น แบบจำลองชนิดหนึ่งมีความยืดหยุ่นสูงกว่าแบบแรก
3. แบบจำลองฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์(Relational Database Model)
แบบจำลองชนิดนี้ นำเสนอมุมมองของข้อมูลในลักษณะตาราง ซึ่งประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ จึงทำให้สื่อสัมพันธ์กับมนุษย์ได้อย่างเข้าใจ สำหรับข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในตาราง สามารถเชื่อมโยงความสัมพันธ์กับตารางอื่นๆ ผ่านฟิลด์ที่ถูกระบุเป็นคีย์ ซึ่งประกอบด้วย คีย์หลัก (Primary Key : PK) และคีย์อ้างอิง (Foreign Key : FK) อีกทั้งยังรองรับความสัมพันธ์ได้ทั้งแบบ One – to * Many และแบบ Many – to – Man
4. แบบจำลองฐานข้อมูลเชิงวัตถุ(Object – Oriented Database Model)
แบบจำลองชนิดนี้ถือเป็นเทคโนโลยีใหม่ของการจัดการฐานข้อมูลเชิงวัตถุ เกิดจากแนวคิดการเขียนโปรแกรมเชิงวัตถุ (Object – Oriented Program : OOP) ด้วยการมองทุกสิ่งเป็นวัตถุ โดยแต่ละวัตถุจะเป็นแหล่งรวมของข้อมูลและโอเปอเรชั่น(Data and Operation) มีคลาส (Class) เป็นตัวกำหนดคุณสมบัติที่ใช้อธิบายรายละเอียดของวัตถุ รวมถึงการถ่ายทอดคุณสมบัติ (Inheritance) การซ่อนรายละเอียด(Encapsulation) สำหรับการเข้าถึงข้อมูลจะต้องมีการตอบรับจากเมธอด หรือโอเปอเรชั่นในวัตถุนั้นว่าจะอนุญาตหรือไม่ ซึ่งนับว่ามีระบบความปลอดภัยที่ดี และในส่วนข้อเด่นของแบบจำลองฐานข้อมูลเชิงวัตถุนี้ก็คือ สามารถจัดการกับข้อมูลที่มีความสลับซับซ้อนได้เป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลประเภทกราฟิก วิดีโอ และเสียง นอกจากนี้ยังสนับสนุนคุณสมบัติการนำกลับมาใช้ใหม่ (Reusable) ดังนั้น แบบจำลองฐานข้อมูลเชิงวัตถุ จึงถือเป็นเทคโนโลยีใหม่ของ DBMS ที่มักนำมาใช้กับฐานข้อมูลที่มีความซับซ้อนสูง และเหมาะกับหน่วยงานขนาดใหญ่
การสืบทอดคุณสมบัติ บนแบบจำลองฐานข้อมูลเชิงวัตถุ
5. แบบจำลองฐานข้อมูลมัลติไดเมนชั่น(Multidimensional Database Model)
แบบจำลองชนิดนี้จะเกี่ยวข้องกับแบบจำลองฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์เป็นอย่างดี แต่จะแตกต่างกันตรงที่จะใช้โครงสร้างแบบหลายมิติที่มีลักษณะเหมือนกับสี่เหลี่ยมลูกบาศก์ ด้วยการนำข้อมูลในแต่ละมิติมาเชื่อมโยงความสัมพันธ์เข้าด้วยกัน โดยสามารถจำลองให้เห็นภาพโครงสร้างให้ชัดเจนยิ่งขึ้นคือ เมื่อข้อมูลบนสี่เหลี่ยมลูกบาศก์มีความสัมพันธ์กันในแต่ละด้าน เช่น การนำข้อมูลสินค้า (Product) กับยอดขายในแต่ละสาขา (Branch) มาประมวลเป็นตารางหลายมิติ ทำให้ผู้ใช้สามารถตัดขวางหรือแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วนๆ มาวิเคราะห์ใช้งานได้ตามความต้องการ
ข้อมูลที่บันทึกอยู่ในตารางบนฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น