บทที่ 2 " เอกสารระบบข้อมูลการบัญชี "
บทนำ
อธิบายถึงวิธีการทำงานของ AIS และเป็นส่วนสำคัญของการบัญชีใด ๆ ระบบ ตัวอย่างเช่นเอกสารอธิบายงานสำหรับบันทึกข้อมูลทางบัญชีขั้นตอนที่ผู้ใช้ต้องดำเนินการเพื่อใช้งานคอมพิวเตอร์ขั้นตอนการประมวลผลที่ AIS ติดตามและการไหลของข้อมูลทางบัญชีและตรรกะผ่านระบบบทนี้จะอธิบายรายละเอียดมากขึ้นว่าทำไมนักบัญชีต้องเข้าใจเอกสารและอธิบายเครื่องมือบางอย่างสำหรับการทำแผนภาพระบบที่ซับซ้อนนักบัญชีสามารถใช้แผนภูมิตรรกะหลายประเภทเพื่อติดตามการไหลของการบัญชี
ข้อมูลผ่าน AIS ตัวอย่างเช่นผังงานเอกสารอธิบายลำดับทางกายภาพของการสั่งซื้อแบบฟอร์มใบขอเสนอซื้อและเอกสารสำเนาที่คล้ายกันผ่านทาง AIS ผังงานเหล่านี้รูปภาพเป็นตัวแทนของเส้นทางข้อมูลในรูปแบบกะทัดรัดและดังนั้นจึงบันทึกหน้าการบรรยายลักษณะ ผังงานระบบคล้ายกับผังเอกสารยกเว้นระบบ
- Document Flowcharts เป็นเอกสารที่ผู้สอบบัญชีและนักบัญชีใช้ในการวิเคราะห์ระบบงานในปัจจุบัน เพื่อหาข้อบกพร่องของการควบคุมภายใน และการจัดทำรายงาน
- Document Flowcharts แสดงเส้นทางของเอกสารทั้งเอกสารขั้นต้นและรายงานระหว่างกระบวนการปฏิบัติงานของระบบงานที่ไม่ได้ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล
สัญลักษณ์ที่ใช้ในการเขียนผังงานเอกสาร
1. อธิบายวิธีการทำงานของระบบ เพียงสังเกตการปฏิบัติของ AIS ขนาดใหญ่ก็คือวิธีการเรียนรู้เกี่ยวกับพวกเขาทำไม่ได้แม้ว่าพวกเขาจะเป็นคู่มือโดยสมบูรณ์ ในระบบคอมพิวเตอร์ระบบงานนี้เป็นไปไม่ได้เพราะการประมวลผลเป็นอิเล็กทรอนิกส์และมองไม่เห็น
2. การฝึกอบรมผู้ใช้ เอกสารประกอบยังมีคู่มือผู้ใช้คู่มือและสิ่งที่คล้ายกันคำแนะนำการใช้งานที่ช่วยให้ผู้คนเรียนรู้วิธีการทำงานของ AIS พนักงานมักจะไม่ชอบอ่านคู่มือผู้ใช้ที่มักจะมาพร้อมกับซอฟต์แวร์แอพพลิเคชั่น แต่สื่อการสอนเหล่านี้เป็นสื่ออ้างอิงที่ทรงคุณค่าเมื่อมีความจำเป็น
3. การออกแบบระบบใหม่ เอกสารช่วยให้นักออกแบบระบบพัฒนาใหม่ระบบในแบบเดียวกับที่พิมพ์เขียวช่วยสถาปนิกออกแบบอาคาร สำหรับตัวอย่างเช่นบุคลากรด้านไอทีมืออาชีพมักจะมีกลยุทธ์ที่มีโครงสร้างอยู่ตรวจสอบเอกสารของระบบเพื่อให้แน่ใจในความสมบูรณ์
4. การควบคุมการพัฒนาระบบและค่าบำรุงรักษา com- ส่วนบุคคลโดยทั่วไปแล้วแอปพลิเคชัน puter จะใช้ซอฟต์แวร์ที่เขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ค่อนข้างล้าสมัยเชื่อถือได้และราคาไม่แพง ในทางตรงกันข้ามระบบธุรกิจที่พัฒนาขึ้นเองมักมีค่าใช้จ่ายสิงโตดอลลาร์และสามารถเชื่อถือได้น้อยกว่า เอกสารที่ดีช่วยให้นักออกแบบระบบพัฒนา ซอฟต์แวร์เชิงวัตถุ
5. สร้างมาตรฐานการสื่อสารกับผู้อื่น ประโยชน์ของการเล่าเรื่องคำอธิบายอาจแตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญและผู้อ่านสามารถตีความคำอธิบายที่แตกต่างกัน
6. ตรวจสอบ AIS เอกสารช่วยอธิบายถึงหลักฐานการตรวจสอบ เมื่อตรวจสอบ AIS ตัวอย่างเช่นผู้ตรวจสอบมักจะมุ่งเน้นไปที่การควบคุมภายใน ในสถานการณ์เช่นนี้เอกสารช่วยผู้ตรวจสอบกำหนดจุดแข็งและจุดอ่อนของระบบการควบคุมและขอบเขตและความซับซ้อนของการตรวจสอบ
7. การบันทึกกระบวนการทางธุรกิจ ระบบบัญชีสร้างอัตโนมัติบันทึกกระบวนการบางส่วนขององค์กรเนื่องจากบันทึกข้อมูลทางการเงินเมื่อเกิดขึ้นการศึกษากระบวนการเหล่านี้สามารถนำไปสู่ระบบที่ดีขึ้น ดังนั้นในการทำแผนที่กระบวนการเหล่านี้เอกสารช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจวิธีการดำเนินธุรกิจของตนได้ดีขึ้น
8. ปฏิบัติตามพระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley มาตรา 404 แห่ง Sarbanes-Oxley พระราชบัญญัติปี 2545 (SOX) กำหนดให้ บริษัท ที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ต้องระบุแหล่งที่มาหลักของความเสี่ยงทางธุรกิจ จัดทำเอกสารขั้นตอนการควบคุมภายใน และจ้างผู้ตรวจสอบภายนอกเพื่อประเมินความถูกต้องและประสิทธิผลของกระบวนการดังกล่าว
9. สร้างความรับผิดชอบ ลายเซ็นคู่มือเกี่ยวกับธุรกิจและรัฐบาลเอกสารอนุญาตให้พนักงานและตัวแทนรัฐบาลดำเนินการตามความรับผิดชอบของตนสร้างหลักฐานการตรวจสอบและสร้างความรับผิดชอบต่อการกระทำของตน ตัวอย่างคือการ เซ็นชื่อรายการตรวจสอบ ที่แสดงรายการบัญชีรายวันสิ้นเดือนที่นักบัญชีต้องปฏิบัติ
ผังระบบ
ในขณะที่ผังงานเอกสารมุ่งเน้นไปที่เอกสารที่จับต้องได้ ผังงานระบบมีความ สอดคล้อง -trate บนกระแสข้อมูลคอมพิวเตอร์ของ AIS ดังนั้นผังระบบโดยทั่วไปแสดงให้เห็นถึงการไหลของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และขั้นตอนการประมวลผลใน AIS
แนวทางสำหรับผังระบบการวาด
ระบบผังงานแสดงถึง กระแสงาน อิเล็กทรอนิกส์ ของข้อมูลผ่านการประมวลผลที่หลากหลายเฟสของ AIS และยังแสดงให้เห็นถึงหลักฐานการตรวจสอบ ทุกครั้งที่มีการบันทึกไฟล์ถูกจัดเรียงหรืออัปเดตตัวอย่างเช่นผังงานระบบควรแสดงสิ่งนี้แยกจากกันขั้นตอนการประมวลผล โดยทั่วไปแล้วนี่คือวิธีการดำเนินการกับเอไอเอสเกือบทั้งหมดทีละขั้นตอนและเป็นวิธีที่ผังระบบต้องวาดภาพการประมวลผลขั้นตอน ในการตระหนักถึงประโยชน์ของผังระบบทั้งสองสถาบันอเมริกันผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (AICPA) และสถาบันการจัดการนักบัญชี (IMA) รวมถึงคำถามทดสอบในการสอบอย่างมืออาชีพซึ่งจำเป็นต้องมีความรู้การทำงานของผังระบบแม้ว่าจะไม่มีกฎที่เข้มงวดควบคุมวิธีการสร้างผังงานระบบ
รายการต่อไปนี้มีแนวทางบางอย่าง
1. ผังงานระบบควรอ่านจากบนลงล่างและจากซ้ายไปขวา ในรูปวาดหรือการอ่านผังงานดังกล่าวคุณควรเริ่มที่มุมซ้ายบน
2. เนื่องจากสัญลักษณ์ผังงานระบบมีมาตรฐานคุณควรใช้สัญลักษณ์เหล่านี้เมื่อวาดผังงานของคุณอย่าสร้างขึ้นมาเอง
3. ควรพบสัญลักษณ์การประมวลผลระหว่างสัญลักษณ์อินพุตและเอาต์พุตสัญลักษณ์. นี้เรียกว่า กฎแซนวิช
4. ใช้ตัวเชื่อมต่อในหน้าและหน้าปิดเพื่อหลีกเลี่ยงสายไขว้และผังงานที่รก
5. ร่างแผนผังลำดับงานก่อนที่จะออกแบบร่างสุดท้าย ซอฟต์แวร์เอกสารกราฟิกเครื่องมือ (กล่าวถึงในไม่ช้า) ทำให้งานนี้ง่ายขึ้น 6. เพิ่มคำอธิบายและความคิดเห็นในผังงานเพื่อชี้แจงองค์ประกอบการประมวลผล คุณสามารถวางสิ่งเหล่านี้ไว้ภายในสัญลักษณ์การประมวลผลของตัวเองรวมไว้ในคำอธิบายประกอบสัญลักษณ์ที่แนบมากับกระบวนการหรือสัญลักษณ์ไฟล์หรือเพิ่มเป็นบันทึกแยกต่างหากในของคุณเอกสารประกอบของระบบ
ไดอะแกรมการไหลของข้อมูล
Data Flow Diagrams (DFDs) ใช้เป็นหลักในกระบวนการพัฒนาระบบ - สำหรับตัวอย่างเช่นเป็นเครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ระบบที่มีอยู่หรือเป็นตัวช่วยการวางแผนสำหรับการสร้างระบบใหม่ระบบ.
แผนที่กระบวนการสำหรับกระบวนการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ
แผนผังบริบท เช่นเดียวกับผังงานระบบและแผนที่กระบวนการเรามักจะวาด DFD ในระดับที่แสดงจำนวนรายละเอียดที่เพิ่มขึ้น นักออกแบบเตรียมระดับสูงก่อน DFD เรียกว่า แผนภาพบริบทเพื่อให้ภาพรวมของระบบ แผนภาพกระแสข้อมูลทางกายภาพ แผนภาพบริบทแสดงรายละเอียดน้อยมาก
ไดอะแกรมการไหลของข้อมูลเชิงตรรกะ ฟิสิคัล DFD แสดงให้เห็นว่าภายในและภายนอกใดเอนทิตีมีส่วนร่วมในระบบที่กำหนด แต่ไม่ได้ให้ความคิดที่ดีแก่ผู้อ่านผู้เข้าร่วม
แผนภาพบริบท
แผนภาพกระแสข้อมูลทางกายภาพ
ไดอะแกรมการไหลของข้อมูลเชิงตรรกะ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น